Hoe verloopt een ILT-audit? Mijn ervaringen als drone-operator |

Twee inspecteurs van de ILT-Luchtvaartautoriteit kwamen donderdag langs om door te lichten. Best spannend, want het was mijn eerste audit als drone-operator. Hoe verloopt zo’n controle, waar letten de inspecteurs op en wat kun je als operator verwachten? Mijn ervaring: het gesprek was informeler dan ik vooraf had gedacht, maar er kwamen ook concrete verbeterpunten op tafel.

Dronewatch onder de loep

Dronewatch is een van de oudere dronebedrijven in Nederland. In 2016 was de eerste operator met een zogeheten ROC-light-vergunning. In 2020 volgde de uitgebreidere ROC-certificering, die eind 2021 werd omgezet naar een operationele autorisatie voor de Specific categorie.

Van professionele drone-operators wordt verwacht dat zij volgens vastgestelde procedures werken en de veiligheid van hun operaties kunnen aantonen. De ILT-Luchtvaartautoriteit houdt toezicht op de naleving van de regels. Een van de instrumenten daarvoor is de audit. Op 15 oktober 2026 was voor het eerst aan de beurt.

Van tevoren had ik al wat collega-operators gebeld om te vragen hoe zij hun ILT-audit hadden ervaren. Dat hielp om een beeld te krijgen van wat me te wachten stond, maar helemaal voorbereid voel je je natuurlijk nooit. Uiteindelijk stonden er twee inspecteurs op de stoep, met een duidelijke agenda en een checklist om na te gaan of werkt volgens de afspraken die bij de operationele autorisatie horen.

Een audit is meer dan een checklist afvinken

De inspecteurs begonnen met een toelichting op de audit. Ze werken aan de hand van een vaste checklist, maar het is nadrukkelijk niet de bedoeling om alleen maar documenten af te vinken. Het gesprek is ook bedoeld om inzicht te krijgen in de organisatie, de werkzaamheden en de manier waarop een operator met veiligheid omgaat.

Audits zijn risicogebaseerd. De complexiteit van de vergunning en de activiteiten speelt mee bij de vraag welke operators worden gecontroleerd, en hoe vaak. Daarnaast kunnen ook willekeurige audits plaatsvinden. De volwassenheid van een organisatie en de manier waarop die met veiligheid omgaat, worden eveneens meegenomen in een intern risicomodel. Het idee is om toezicht af te stemmen op de risico’s, zonder daarbij uit het oog te verliezen hoe een bedrijf in de praktijk functioneert.

Een audit is overigens niet de enige vorm van toezicht. De ILT-Luchtvaartautoriteit voert ook inspecties uit tijdens de vluchtuitvoering, zowel aangekondigd als onaangekondigd. De inspecteurs vertelden daarnaast over hun bredere rol in de sector. Ze houden zich niet uitsluitend bezig met handhaving, maar ook met veiligheidspromotie, bijvoorbeeld door samen met veiligheidsregio’s presentaties te geven en aanwezig te zijn bij grote evenementen waar dronedetectie een rol speelt.

In de toekomst wil de ILT bovendien meer zicht krijgen op bedrijven die feitelijk activiteiten uitvoeren waarvoor een vergunning in de Specific-categorie nodig is, maar die zonder zo’n vergunning opereren. Denk aan bedrijven die zich op de regels voor de Open categorie beroepen, terwijl hun activiteiten daar eigenlijk niet binnen passen.

Van hobbypiloot naar operator in de Specific categorie

Na de introductie ging het gesprek over zelf. Wat voor bedrijf is het, welke vluchten voer ik uit en hoe zie ik de toekomst?

Ik vertelde hoe is begonnen als hobbyproject, hoe ik daarna via de vroegere ROC-light- en ROC-regelingen uiteindelijk in de Specific-categorie terechtkwam en hoe mijn activiteiten zich in de loop der jaren hebben ontwikkeld, met dronevluchten in binnen- en buitenland, veelal voor mediaproductie.

Een belangrijk punt daarbij is dat het hebben van een operationele autorisatie voor de Specific categorie niet betekent dat iedere vlucht ook onder dat regime wordt uitgevoerd. Het merendeel van mijn vluchten valt gewoon binnen de Open categorie. De Specific categorie komt in beeld wanneer een vlucht daar niet binnen past, bijvoorbeeld bij bepaalde vluchten in een (militaire) CTR.

De vluchten die ik uitvoer, hebben doorgaans een relatief laag risicoprofiel. Het gaat veelal om fotografie en video met relatief lichte drones, zoals de DJI Mavic 4 Pro en Air 3S, meestal niet in dichtbebouwd gebied. is bovendien geen doorsnee dronebedrijf. Een aanzienlijk deel van mijn tijd gaat niet naar het uitvoeren van vluchten, maar naar het schrijven over de sector, het geven van presentaties en het delen van kennis over dronefotografie en veilig dronegebruik.

Ik schrijf erover op, heb boeken over dronefotografie en -video gemaakt en spreek regelmatig met andere operators over regelgeving en veiligheid. Die activiteiten vormen een belangrijk onderdeel van wat doet.

Ook voor de toekomst verwacht ik dat een kleine onderneming blijft. Ik ben niet van plan om een groot dronebedrijf op te bouwen. Wel wil ik mijn autorisatie voor de Specific categorie behouden. Die biedt mogelijkheden om bepaalde vluchten uit te voeren, onder meer in militaire CTR’s, en helpt me om vanuit de eigen praktijk over de sector te blijven schrijven.

Veiligheidscultuur: wat doe je als er iets misgaat?

Een belangrijk onderdeel van de audit was de manier waarop met veiligheid en incidenten omgaat. De inspecteurs vroegen onder meer naar voorvallen uit het verleden.

Ik heb bijvoorbeeld ooit een crash gehad met een DJI Mavic 2 Pro. Ik kon laten zien dat ik daarvan destijds een notitie had gemaakt en dat het voorval ook tijdens een safety meeting was besproken. Dat is precies het soort informatie waarmee je kunt laten zien dat een incident niet simpelweg wordt vergeten zodra de drone weer is opgeborgen.

Ook het melden van voorvallen kwam ter sprake. Als operator moet je weten wanneer een voorval meldplichtig is en waar je het kunt melden. Die informatie is niet alleen relevant voor toezicht op individuele operators. Meldingen helpen ook om patronen te herkennen en kunnen aanleiding geven tot nader onderzoek of acties richting fabrikanten.

De auditors benadrukten het belang van een just culture: voorvallen melden doe je om de veiligheid te verbeteren, niet om een schuldige aan te wijzen. Ik kon toelichten dat ik bij een meldingsplichtig voorval weet waar ik dit moet melden: bij het Analysebureau Luchtvaartvoorvallen.

Het gesprek ging daarmee verder dan de vraag of ik alle formulieren netjes had ingevuld. Het ging eigenlijk meer over de vraag of ik begrijp waarom veiligheidsprocedures bestaan en of ik daar in de praktijk iets mee doe.

Daarmee kwam ook de achterliggende filosofie van de audit naar voren. Een veiligheidscultuur laat zich niet uitsluitend in documenten vangen en omvat meer dan alleen maar het goed bijhouden van de administratie.

Het handboek moet aansluiten op de praktijk (en andersom)

Natuurlijk werd ook het Operations Manual erbij gepakt. De inspecteurs controleerden onder meer welke versie ik gebruik en of de procedures overeenkomen met de manier waarop ik mijn vluchten voorbereid en uitvoer.

Daarbij bleek dat de ILT nog over een oudere versie van mijn handboek beschikte, omdat een update niet goed was doorgekomen. Dat leverde een eerste actiepunt op: de actuele versie alsnog nasturen. Ook kwam een verlopen ontheffing voor nachtvluchten ter sprake. Dat bleek geen praktisch probleem, omdat dergelijke vluchten niet meer uitvoert.

Ik vertelde ook dat ik al actie heb ondernomen voor wat betreft een nieuw handboek op basis van SORA 2.5. Daarbij moeten de procedures beter gaan aansluiten op de dagelijkse praktijk. Dat is een punt dat waarschijnlijk herkenbaar is voor meer operators: een handboek kan op papier heel compleet zijn, maar in de dagelijkse uitvoering kunnen verschillen ontstaan tussen wat er beschreven staat en hoe het werk daadwerkelijk wordt gedaan.

Die aansluiting bleek tijdens de audit een belangrijk aandachtspunt. Het gaat er niet alleen om dat een procedure in het handboek staat, maar ook dat de operator die procedure daadwerkelijk volgt en dat de documentatie voldoende houvast biedt.

Vluchtvoorbereiding: van GoDrone en Google Maps naar een operationeel plan

Vervolgens namen we de voorbereiding en uitvoering van dronevluchten door. Ik vertelde hoe ik doorgaans te werk ga.

Tijdens een eerste gesprek met een opdrachtgever zijn GoDrone en Google Maps vaak mijn eerste informatiebronnen. Daarmee krijg ik snel een indruk van de locatie, mogelijke luchtruimbeperkingen en de omgeving. Als de opdracht daadwerkelijk tot een dronevlucht leidt, werk ik de vluchtvoorbereiding verder uit in Aeret Drone Flightlog. Daarin stel ik het operationele plan op. Het bijbehorende Emergency Response Plan (ERP) voeg ik als los document aan dat plan toe.

De inspecteurs herkenden deze manier van werken. Volgens hen maken veel operators inmiddels gebruik van systemen als Aeret, AirHub, DroneDeck of een eigen digitale oplossing. Het handmatig opstellen van operationele plannen wordt nog maar door een klein aantal operators gedaan.

Dat neemt niet weg dat een digitaal systeem je niet automatisch compliant maakt. De inhoud moet nog steeds kloppen.

Zo wezen de inspecteurs op het toepassen van de juiste ground risk buffer: de veiligheidsmarge rond het operationele gebied. Die moet overeenkomen met de methode die in het handboek is vastgelegd. Bij een operatie die is gebaseerd op SORA 2.0 kan bijvoorbeeld de 1:1-regel van toepassing zijn, terwijl een andere methode kan gelden wanneer de operatie onder een PDRA wordt uitgevoerd. Die methoden zijn niet zomaar onderling uitwisselbaar. In mijn geval bleek dat ik de verkeerde grondslag had toegepast, en dat ik in de toekomst een andere bufferberekening moet toepassen op het vlieggebied.

De gekozen methode moet dus passen bij de operationele grondslag van de vlucht én bij de afspraken in het handboek.

Ook de risicobeoordeling op locatie kwam aan bod. In de SORA-risicotabel moeten vooral de relevante afwijkingen worden opgenomen, zoals een onverwacht aanwezige hijskraan die de situatie verandert. Als zoiets wordt aangetroffen, moet het operationele plan ter plaatse worden aangepast. Daarbij moet de risicomatrix worden gebruikt, zoals ook in het handboek is beschreven.

De les is duidelijk: een operationeel plan is geen document dat je vooraf invult en vervolgens ongeacht de omstandigheden uitvoert. De situatie ter plaatse kan aanleiding geven om de risico’s opnieuw te beoordelen en het plan aan te passen.

Checklist, vlieglogboek en de verplichte papieren

Ook de administratieve kant van de vluchtuitvoering kwam aan bod. Ik liet zien hoe ik de preflight checklist heb ingericht. Daarvoor heb ik een eenvoudig formulier in Google Docs gemaakt. Volgens de inspecteurs hoeft zo’n checklist ook niet ingewikkeld te zijn, zolang de inhoud maar aansluit op de instructies van de fabrikant, de procedures in het handboek en de controle daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Het vlieglogboek werd eveneens bekeken. Mijn registratie sluit aan op de EASA-specificaties, maar er is nog een praktische verbetering mogelijk: het moet eenvoudiger zijn om in één oogopslag het totale aantal vlieguren per toestel te zien. Dat is een klein administratief punt, maar wel een nuttige verbetering wanneer je tijdens een controle snel inzicht wilt geven in de vliegactiviteiten.

Verder controleerden de inspecteurs onder meer de geldigheid van de dronebewijzen, de RDW-exploitantregistratie en de verzekeringspolis. Die waren in orde.

Ook werd een drone fysiek bekeken. Daarbij controleerden de inspecteurs onder meer of het exploitantnummer op het toestel aanwezig was en of Remote ID actief was. Dat onderstreepte dat een audit niet alleen uit papierwerk bestaat: de documentatie moet overeenkomen met wat er daadwerkelijk op de werkvloer — of in mijn geval thuis — aanwezig is.

Ten slotte kwam de omgang met verzamelde gegevens aan bod. Ik lichtte toe hoe sensordata en logbestanden opslaat op een eigen server. Privacygevoelige gegevens, zoals herkenbare foto’s van personen, worden in principe niet aan de eindklant verstrekt. In de praktijk verwerkt dergelijke gegevens nauwelijks.

Training, observers en onderhoud

Bij het onderdeel training kon ik laten zien hoe ik de theoretische kennis bijhoud en praktijkoefeningen registreer. Ook heb ik een document opgesteld waarmee ik de praktijktraining kan inrichten op basis van het handboek. De auditors waren erg te spreken over een recente praktijktraining die ik samen met een collega-operator had uitgevoerd. Daarbij werden onder meer procedures voor een fly-away en een nadering door ander luchtverkeer geoefend.

Daarnaast bespraken we de instructie van observers. Wie bij een vlucht ondersteuning biedt, moet weten welke rol diegene heeft, waarop hij of zij moet letten en hoe waarschuwingen aan de piloot worden doorgegeven. Alleen iemand meenemen is nog niet hetzelfde als werken met een goed geïnstrueerde observer. Daarom heb ik een eenvoudige observerinstructie opgesteld, die de inspecteurs graag even wilden inzien.

Bij onderhoud en techniek liet ik de beschikbare onderhoudslogs zien. Bij kleine drones is er niet altijd sprake van uitgebreid onderhoud zoals dat bij grotere drones gebruikelijk is. Dat maakt het bijhouden van de technische staat echter niet minder belangrijk. De conditie van accu’s, propellers en firmware verdient aandacht. Ook is het verstandig om firmware-updates vast te leggen, samen met een korte check op de correcte werking na iedere update.

De inspecteurs waren positief over de manier waarop ik voorvallen, onderhoud, trainingen en firmware-updates bijhoud. Dat waren concrete voorbeelden waarmee ik kon laten zien dat veiligheid niet alleen een onderwerp in het handboek is, maar daadwerkelijk onderdeel uitmaakt van de dagelijkse bedrijfsvoering.

De uitslag: positief, met concrete verbeterpunten

Na het inhoudelijke gesprek trokken de inspecteurs zich kort terug voor overleg. Daarna volgde de terugkoppeling.

De audit was positief. De inspecteurs gaven aan vertrouwen te hebben in de manier waarop met veiligheid omgaat. Daarbij speelde niet alleen de administratie een rol, maar ook het open gesprek en de manier waarop ik kon uitleggen waarom bepaalde procedures worden gevolgd.

Dat betekende niet dat alles perfect was. Het belangrijkste verbeterpunt is dat het handboek beter moet aansluiten op de praktijk. Daarvoor moet ik een plan van aanpak opstellen en dat binnen een maand aan de ILT aanleveren. Ook moet ik de actuele versie van het handboek nasturen, als accountable manager de bijbehorende declaratie en het safety statement invullen en ondertekenen.

Daarnaast zijn enkele concrete verbeterafspraken gemaakt:

• Ground risk buffer: de buffer moet worden bepaald volgens de toepasselijke methode, bijvoorbeeld de 1:1-methode of de ballistische methode, en niet op basis van een niet-passende PDRA S01-benadering, die ik had gekozen.
• Risico’s kwantificeren: wanneer ter plaatse afwijkingen worden vastgesteld, moeten de gevolgen daarvan in het operationele plan worden beoordeeld en gekwantificeerd. Dit aan de hand van een risicomatrix.
• Vlieguren per toestel: het totale aantal uren per drone moet meteen inzichtelijk zijn. In mijn logboek ontbrak deze uitsplitsing.

Geen spectaculaire veranderingen, maar wel verbeteringen die ervoor zorgen dat de documentatie beter aansluit op de dagelijkse praktijk. Twee van de drie verbeterpunten kon ik overigens nog dezelfde dag aanpakken en door de inspecteurs laten afvinken, ook beschikt de ILT-Luchtvaartautoriteit inmiddels over de juiste versie van mijn handboek.

Mijn belangrijkste indruk: informeler dan verwacht

Vooraf was ik best een beetje nerveus over de audit. Je weet dat je je administratie op orde moet hebben, maar je weet niet precies hoe het gesprek zal verlopen en welke vragen je kunt verwachten. Zeker bij een eerste audit is dat even afwachten.

Mijn belangrijkste indruk achteraf is dat het gesprek veel informeler was dan ik had gedacht. De inspecteurs waren kritisch waar dat nodig was, maar er was ook ruimte om uit te leggen hoe werkt, waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en waar ik zelf verbeteringen zie.

Ik kreeg niet het gevoel dat het doel was om zo veel mogelijk fouten te vinden. Het ging er vooral om inzicht te krijgen in de organisatie en te beoordelen of de manier van werken voldoende veilig is en aansluit op de operationele autorisatie.

Dat betekent niet dat je een audit licht moet opvatten. Je moet je documentatie kunnen laten zien, je procedures kennen en kunnen uitleggen hoe je ze in de praktijk toepast. Als er iets niet klopt, moet je bereid zijn dat te erkennen en te verbeteren.

Maar het gesprek liet ook zien dat een kleine operator niet per se een ingewikkeld kwaliteitssysteem nodig heeft om serieus met veiligheid om te gaan. Een eenvoudige checklist, een goed bijgehouden vlieglogboek en duidelijke registraties kunnen prima werken — zolang ze passen bij de operatie, aansluiten op het handboek en daadwerkelijk worden gebruikt.

Mijn advies aan andere operators die binnenkort een audit krijgen: zorg dat je administratie op orde is, maar bereid je niet alleen voor op het tonen van documenten. Denk vooral na over hoe je in de praktijk werkt, waarom je bepaalde procedures volgt en wat je doet als de werkelijkheid afwijkt van het plan. Daarover ging een groot deel van het gesprek.

En misschien nog wel het belangrijkste: zie de audit niet uitsluitend als een controle, maar ook als een gelegenheid om je eigen werkwijze kritisch tegen het licht te houden en om vragen te stellen aan de inspecteurs van de ILT-Luchtvaartautoriteit. Ik ging er een beetje gespannen in, maar kwam er met concrete verbeterpunten én een positief gevoel weer uit.